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蓝天智通:智办事助力“智慧校园”数智化管理,提升人效
客户介绍

北京蓝天智通科技有限公司以物联网、虚拟化技术为基础,开发数智校园一体化管理系统,助力中国教学管理,实现数字化、可视化、智能化,打造数字孪生智慧校园,赋能教育行业,提高教育信息化和现代化,满足现代教育的需求。

本次智慧校园项目,学校要求蓝天智通尽快交付使用,如此庞大复杂的系统对其开发团队提出了更严苛的要求:需求明确、快速开发、快速迭代、敏捷管理。

作为蓝天智通数智化校园管理系统负责人大圣(花名),有二十多年互联网行业工作经验,并拥有阿里十几年的项目管理经验。一般的项目对他来说信手捏来。而这次,校园管理系统研发上线时间周期短,如何快速统筹,保证系统按时交付、投入使用,确实是个挑战。

于是大圣开始寻求一款结合“协作沟通+任务全流程跟进”的工具,恰巧此时,碰到了阿里前同事做的一款符合要求的工具,那就是智办事。

智办事作为第一个提出以“事情”为中心的企业管理方法落地软件,旨在帮助企业打造高效协作平台,推动企业组织能力升级,提升企业业绩,全面赋能企业数智化转型。

智办事先进的工作理念,获得了蓝天智通和大圣的关注。
需求及解决方案
1.提出以“事情”为中心

起初大圣主要使用钉钉、微信等IM工具进行沟通,沟通信息散落在多个平台,后期难以复盘,还会导致信息的失真。

公司是“事情”的集合,日常都是围绕“事情”工作的,而这些IM工具都是以“人”为中心,不是以“事情”为中心,这就导致组织的协作效率非常低。

智办事是第一个提出以“事情”为中心的企业管理方法落地软件,它是一种新的团队协同实践,使用智办事后,你会发现公司的事情有了具体的载体,就是一个个的任务,让事情清晰可见。 有事情就建任务,你@一个人,对方就会加入到任务里面参与协作,打通任务和消息,消息传递给任务参与人,以秒级速度得到回应。 针对具体的“事情”展开沟通优点非常多,比如消息非常聚焦,讨论非常清晰,责任人非常明确,不仅能提高协作效率,后期复盘也会非常方便。

“因为我们的团队一部分是异地办公,所以团队如何高效协作是一个问题。使用智办事后,团队的大小事情都有了载体,就是列表的任务,团队的协作效率确实更高了,工作方式有了颠覆性的创新”

蓝天智通+智办事,打造了一体化的高效协作平台,重构组织的协作方式,加速了信息的高效流转,极大提升了团队的沟通协作效率。

2.创新的目标管理方式

项目管理需要拆解项目目标,制定项目计划,并监控项目的执行。起初大圣使用普通的项目管理工具管理项目,这一类工具无法有效拆解项目目标,执行阶段会出现很多问题。

智办事可以帮助管理者制定和拆解战略目标,然后再落地为具体可执行的任务和清单,任务还可以进行拆解,拆解到最小颗粒度,最后再将任务关联目标并分配给个人。 目标拆解完毕后,你和团队成员可以梳理清楚各个项目工作之间的联系,每个人负责的内容,哪个环节需要做什么事情,哪里有风险点等等,方便管理者统筹规划资源。目标拆解完毕后,你和团队成员可以梳理清楚各个项目工作之间的联系,每个人负责的内容,哪个环节需要做什么事情,哪里有风险点等等,方便管理者统筹规划资源。 这样拆解目标可以让成员达成共识,极大提高团队成员的自我驱动力,所有人的目标都是对齐的,权责非常明确,可以让大家更好的协作配合,确保大家朝着一致的方向努力

目标拆解和规划完毕后,就开始执行任务和追踪目标的完成情况。

智办事的目标计划功能,可以追踪目标在每个月份的完成情况,还有折线图展示计划量和完成量的对比。智办事的目标计划功能,可以追踪目标在每个月份的完成情况,还有折线图展示计划量和完成量的对比。 如果是关于营收这类带数值的目标和任务,你还可以设置子目标向父目标汇总,任务关联目标汇总功能,同步更新目标的完成量和进度情况。

每个目标和任务都有进度功能,可以实时展示事情的进展情况。进展汇报功能可以及时上报任务的风险情况,信息是同步和透明的,可以有效防止任务延期。

通过任务总览,管理者可以查看战略全景图;项目经理可以查看项目当前进度,每个模块的进度,里程碑结果,个人工作量;员工可以查看待办任务,协作任务。 “我们使用智办事后,可以自上而下拆解战略目标,自下而上汇总结果,成员达成了共识,潜移默化的使用OKR、KPI或二者结合来落地战略目标,可以更有效地完成目标”
蓝天智通+智办事,实现了高效创新的目标管理,每一个人都可以成为在自己节点上的决策者,激发了员工的自我驱动力,尽其所长,效率更高。

3.助力蓝天智通组织升级

以前看到的是技术、产品和人员的问题,其实都是组织的问题。

组织能力提高了,企业扩张就有动力了,企业人效得到有效增长,企业业绩也会提高。智办事融入了我们对于组织的思考。

智办事通过拆解目标,制定任务和清单,针对具体的任务展开内外沟通协作,让组织内的所有信息都沉淀在对应的任务里面。

再经过多次复盘和迭代,逐渐形成目标拆解和任务执行的标准流程,还可以将其转化为模板,将个人能力转化为组织的固有能力,实现组织能力升级。 智办事承载了先进组织的最佳实践,重构了组织间的协同方式,赋能企业组织升级,实现组织数字化转型。